I componenti della piattaforma

La piattaforma KeySuite implementa una serie di funzionalità basilari finalizzate all’esecuzione di un processo e programmate per gestire gran parte delle attività fondamentali per una compiuta orchestrazione sia dei flussi documentali che di quelli comunicativi.

In particolare, la piattaforma KeySuite offre il grande vantaggio di modellarsi sull’organizzazione specifica e di sfruttare le funzioni di integrazioni tra i vari applicativi. Le sue caratteristiche fondamentali, basate sui “componenti” e sulle “soluzioni”, la rendono adatta alle esigenze di enti e imprese diversi per dimensioni e tipologia di business e soprattutto configurabile secondo le necessità, l’organizzazione e le potenziali evoluzioni dei contesti di riferimento. I principali componenti della piattaforma sono:

 

Il Portale del Cittadino

Il portale dei servizi al cittadino

La piattaforma integrata KeySuite mette a disposizione il portale dei servizi on line, lo strumento facile, veloce e diretto rivolto a cittadini e imprese per interagire con gli uffici della pubblica amministrazione.

Il portale rende disponibili due sportelli di riferimento:

  • sportello dei servizi on line per il cittadino
  • sportello dei servizi on line per l’impresa

Per mezzo di tali sportelli gli utenti possono trovare, in un unico spazio, modelli strutturati e informazioni complete per avviare procedimenti amministrativi, con la possibilità di presentare pratiche on line senza muoversi da casa e dialogando con gli uffici amministrativi per ricevere, fornire o consultare la documentazione di interesse. L’intento è quello di semplificare e rendere più “trasparente” l’interazione con cittadini e imprese, migliorare la qualità dei servizi erogati, ottimizzare l’operatività interna e ridurre i costi complessivi.

Lo sportello virtuale rispetta i requisiti di accessibilità ed i criteri di usabilità e per utilizzarlo è sufficiente un computer ed una connessione alla rete. Semplice e sicuro, lo sportello dei servizi on line guida l’utente nelle fasi di compilazione di ogni procedimento, invitandolo a compilare i moduli di interesse in base alle informazioni via via caricate. Tutti i dati inseriti sono controllati e validati in modo approfondito fin dall’inizio, per garantire una maggiore sicurezza e completezza delle informazioni trasmesse. Inoltre, permette una gestione veloce e razionale dei procedimenti amministrativi, garantendo in ogni momento la trasparenza, la validità e la tracciabilità dei dati e delle informazioni trasmesse, perché consente di seguire e controllare passo dopo passo lo stato delle istanze di propria competenza, verificando i tempi di istruttoria e le eventuali richieste di documentazione integrativa o di pareri e autorizzazioni mancanti, grazie anche al dialogo on line che può stabilire con i referenti amministrativi.

 

Il Modellatore

Il Designer

Per quanto riguarda la gestione dei flussi BPM, KeySuite mette a disposizione un’interfaccia grafica per la modellazione dei processi, il Modellatore, un tool grafico intuitivo che consente di modellare un qualunque processo evidenziando l’intera struttura e la scomposizione dei processi in attività elementari, raggruppabili in sotto processi. Il Modellatore esporta il progetto in formato BPMN2 standard eseguibile da qualunque motore BPM compliant con lo standard BPMN2 e integrato in maniera opportuna con il sistema documentale. In particolare, per quanto riguarda la gestione documentale, è possibile creare un progetto di tipo “Procedimento amministrativo” in cui tutti i blocchi offerti dal designer rispettano i requisiti di gestione documentale e dematerializzazione necessari ad una corretta gestione dei documenti e dei fascicoli e che soprattutto hanno una implementazione nella suite stessa integrandosi con il gestore documentale. Questo significa che i procedimenti creati dal Modellatore sono immediatamente eseguibili senza ulteriori sviluppi.

Il Modellatore supporta la configurazione del routing dei messaggi dall’esterno potendo così definire le regole di smistamento dei messaggi (PEC, POL, e-mail o altri canali di comunicazioni integrati).

 

Il Motore BPM

L'Orchestratore

La piattaforma include il motore BPM (Business Process Management) che è fondamentale per la corretta “orchestrazione” dei processi che implicano scambio di documentazione e di comunicazioni in un ambiente con molteplicità di soggetti, siano essi soggetti esterni o interni ad una amministrazione, oppure cittadini o professionisti ed imprese. Il motore BPM potenziato è essenziale, sia per interagire con il sistema documentale che con il sistema di comunicazione.

La componente di BPM consente di automatizzare i processi: i documenti e le informazioni necessarie per svolgere una determinata attività sono passati da una risorsa ad un’altra sulla base di una serie di regole procedurali predeterminate e ben definite. Ogni attore del processo ha una propria “lista delle attività” (working list) nella quale trova i compiti che deve svolgere.

Il BPM usa metodi, policy, metriche, pratiche di gestione e software con lo scopo di ottimizzare continuamente i processi organizzativi e migliorare le performance per il raggiungimento degli obiettivi. In particolare, la componente di BPM consente di:

  • monitorare lo stato dei processi in tempo reale;
  • agevolare l’espletamento delle pratiche e delle attività in genere;
  • garantire la trasparenza dell’azione amministrativa;
  • verificare in tempo reale l’andamento dei processi, individuare colli di bottiglia ed inefficienze e intervenire di conseguenza.

 

Gli Human Task

Gli Human Task

Il motore della piattaforma è infatti integrato con un gestore di “human task” open source e conforme con lo standard Oasis WS-Human Task. Le “attività umane” sono passi del processo che coinvolgono una persona (p.e. compilare un modulo o approvare un documento) e consentono l’interazione tra persone fisiche e servizi. Per la gestione di queste attività il modulo “attività umane” corrisponde semplicemente ad un altro componente operativo dell’architettura e le operazioni svolte dalle persone sono messe sullo stesso piano di quelle eseguite in automatico dagli altri componenti.

Il gestore di “human task” è al tempo stesso un task di cui tenere traccia (creazione, assegnazione, svolgimento, completamento, ecc…) ma soprattutto rappresenta un’interfaccia utente. Il Designer permette l’editing di tali interfacce (in formato HTML dinamico) ed il front-end di KeySuite, laddove si renda necessaria l’interazione di un utente con il task, si integra con il gestore degli human task in automatico. E’ tuttavia possibile utilizzare queste interfacce in qualunque applicazione web opportunamente integrata.

 

Il Documentale

Il Documentale

La componente di Document Management della piattaforma consente una completa gestione archivistica dei documenti e delle informazioni ad essi associate. I documenti ovunque prodotti, con strumenti di office automation, con strumenti gestionali (ERP), trasmessi e/o ricevuti con modalità tradizionali o tramite strumenti ICT (posta elettronica, ecc..) possono essere digitalizzati, consultati, riprodotti, manipolati, smistati, spediti, protetti, archiviati e conservati con strumenti basati su tecnologie di Document Management, con significativi vantaggi in termini di efficacia ed efficienza nell’espletamento dei processi di business.

La componente di DMS consente di:

  • trasformare i documenti cartacei (analogici) in documenti elettronici/informatici (digitali);
  • gestire in modo organizzato i documenti che sempre più frequentemente nascono e “vivono” in formato elettronico;
  • consultare, riprodurre, manipolare, distribuire, spedire, proteggere, archiviare e conservare documenti indipendentemente dal proprio supporto di origine (analogico o digitale).

La piattaforma KeySuite per semplificare l’accesso e la consultazione dei documenti nel repository documentale offre diversi protocolli di accesso alternativi che permettono di lavorare e gestire i documenti con la stessa semplicità con cui l’utente accede sul proprio PC senza perdere i vantaggi dell’utilizzo del documentale ed in particolare:

  • accesso via CIFS: con questo protocollo si può sfruttare l’abituale strumento del sistema operativo per l’esplorazione di file e cartelle, accedendo al documentale come fosse una cartella di rete;
  • accesso via WebDAV: questo protocollo HTTP standard offre tutte le possibilità che offre l’accesso al sistema documentale come uno share di rete (CIFS). La maggior parte dei sistemi operativi permette di utilizzare un server WebDAV senza bisogno di software aggiuntivi, con l’evidente vantaggio di poter scambiare i dati tramite protocollo HTTP o HTTPS (criptato), ed accedere al repository documentale anche tramite rete internet.

Inoltre, KeySuite rende disponibile anche un accesso via Web sul repository documentale che oltre ad offrire tutte le funzionalità standard di gestione documentale (p.e. la gestione delle versioni, la gestione della condivisione, la cronologia e la visualizzazione e modifica dei documenti), permette di utilizzare funzionalità avanzate per la ricerca dei documenti (p.e. ricerca con faccette e thesaurus).

 

I Canali di Comunicazione

I Canali di ComunicazioneLa piattaforma offre la possibilità di integrarsi con i principali canali di comunicazione (PEC, POL, Fax) ed offre un modello di sviluppo standard, basato su JMS, per integrare eventuali nuovi canali di comunicazione in entrata o in uscita.

Il canale di comunicazione ha il compito di trasformare il messaggio ricevuto in un formato gestibile dal motore ma soprattutto adatta gli attori coinvolti nel messaggio alla logica di processo.

Questo implica che è possibile scambiare messaggi entranti od uscenti in maniera estensibile gestendo all’interno dei flussi il messaggio stesso con un normale messaggio BPMN2 inviato o ricevuto dai Send Task e Receive Task. Un apposito repository mantiene tutti i messaggi scambiati dai canali.

 

I Servizi Esterni

I Servizi di Dominio

Flessibilità e adattabilità qualificano la piattaforma KeySuite dal momento che è possibile modificare le modalità di interazione tra i servizi, la combinazione nella quale i servizi vengono utilizzati nel processo, così come risulta più agevole aggiungere nuovi servizi e modificare i processi per rispondere a specifiche esigenze.

La piattaforma si integra con tutte le componenti tecnologiche necessarie a consentire la completa dematerializzazione dei documenti e permette il dialogo tra queste componenti e i sistemi verticali gestiti dall’Ente o dall’organizzazione.

Servizi di Firma Digitale

    1. Firma Remota Multipla
    2. Firma Automatica
    3. Verifica Firme

Servizi avanzati di Gestione Documentale

    1. Timbro Digitale
    2. Conservazione Sostitutiva

Servizi Avanzati di Pagamento

    1. Integrazione con il sistema pagoPA

Servizi di Posta On Line

    1. Raccomandata On Line
    2. Telegramma On Line
    3. Posta Prioritaria On Line

 

Il Protocollo Informatico

Il Protocollo Informatico

Il Protocollo Informatico garantisce la corretta tenuta del registro informatico di protocollo nel rispetto delle norme vigenti di tutte le scritture e documenti in entrata e in uscita.

Esso rappresenta la componente della piattaforma per la “dematerializzazione” in grado di certificare la provenienza e la data di un documento identificandolo in maniera univoca e permettendone la successiva individuazione in tempi rapidissimi. Il Protocollo Informatico rappresenta il punto di ingresso e di uscita di tutta la corrispondenza in arrivo ed in partenza e costituisce l’elemento scatenante di molti procedimenti.

La registrazione di protocollo certifica che un determinato documento è autentico, cioè è possibile attribuirgli una provenienza certa ed una data certa Tutte le informazioni di registrazione di protocollo e la segnatura sul documento devono essere create in un’unica sessione e deve essere garantita la non modificabilità delle informazioni. Le attività di classificazione e fascicolazione consentono di inserire il documento nel contesto del procedimento e quindi in relazione con tutti i documenti in qualche modo correlati.

 

Il Monitoraggio

La Business IntelligenceTutte le attività dei processi sono monitorate ed analizzate durante il loro ciclo di vita, con particolare attenzione allo scambio di messaggi, allo svolgimento delle attività umane e all’integrazione dei sistemi applicativi.

Il componente di BI consente di effettuare misurazioni specifiche sui processi e di analizzare il procedimento in itinere, evidenziando i punti critici e gli aspetti che possono essere oggetto di azioni di semplificazione e dematerializzazione, per ottenere processi reingegnerizzati ed efficienti.

Il risultato delle analisi viene riportato su dashboard e reportistica dinamica avanzata (diagrammi, istogrammi, grafici a torte e altro), personalizzata e orientata alle decisioni manageriali.